上海2016年4月27日電 /美通社/ -- 差旅費用管控是否重要？從出差申請到費用報銷，哪些環(huán)節(jié)最令財務(wù)人員頭痛？對于財務(wù)人員來說，未來哪些發(fā)展趨勢對差旅管控的影響較大？近日，國內(nèi)企業(yè)差旅管理行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者攜程商旅聯(lián)合中國較大的財稅經(jīng)理人分享機構(gòu)F-Council，對數(shù)百名大中型企業(yè)的財務(wù)管理者進行了問卷及訪談?wù){(diào)查。透過財務(wù)管理者的視角，解讀當(dāng)前企業(yè)差旅管理的現(xiàn)狀、面臨的問題及未來技術(shù)應(yīng)用的趨勢。由攜程商旅與 F-Council 聯(lián)合發(fā)布的《財務(wù)管理者眼中的差旅費用管控》報告是國內(nèi)首份針對財務(wù)專業(yè)人士的企業(yè)差旅管理調(diào)研報告。
財務(wù)管理者：差旅費用，占比雖小影響卻大
訪談發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)的差旅費用支出相對企業(yè)總費用支出占比較小，很多公司甚至還不到5%，差旅費用長期以來一直未得到企業(yè)主的充分重視。根據(jù)調(diào)研數(shù)據(jù)表明，目前僅有14%的受訪企業(yè)通過“專業(yè)差旅管理公司”進行出差預(yù)訂。但其實差旅費用是繼企業(yè)人力資源成本之后的第二大可控成本，同時差旅管理水平的高低也關(guān)系到企業(yè)整體的經(jīng)營管理效率，因此調(diào)研中高達91%的財務(wù)管理者認為差旅費用管控在企業(yè)費用管理中占據(jù)重要地位。
財務(wù)最關(guān)注差旅費用合規(guī)性，預(yù)算、差標、流程管理是關(guān)鍵
在調(diào)研中，公司差旅費用管理是否合規(guī)、高效、透明是財務(wù)管理者首要關(guān)注的三大重點。30%的財務(wù)管理者認為差旅費用的合規(guī)性是差旅費用管控的重中之重，合規(guī)性包含稅務(wù)審查、發(fā)票真?zhèn)巍I(yè)務(wù)報銷的真實性等。除此之外，差旅費用報銷中的稅務(wù)風(fēng)險是令財務(wù)最為頭痛的問題；為了改善企業(yè)差旅費用管理的現(xiàn)狀，財務(wù)管理者普遍認為的提升方法主要集中在：差旅費用預(yù)算制定、差標執(zhí)行、流程完善等方面。
差旅費用管控過程中，財務(wù)角色定位勿止于報銷
雖然財務(wù)管理者普遍認為在差旅預(yù)算制定、差標制定及執(zhí)行、差旅費用報銷管理三大過程中，財務(wù)都應(yīng)該發(fā)揮積極作用。但根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，財務(wù)在報銷管理方面發(fā)揮的作用大于預(yù)算和差標的制定。數(shù)據(jù)表明，超過80%的財務(wù)管理者每天仍要處理大量差旅報銷管理工作。
從差旅費用報銷的難易度來看：透明度越高的項目，管控難度越小；反之，透明度越低的項目，管控難度越高。數(shù)據(jù)表明，客戶招待費以及私車公用補貼費的報銷，成為財務(wù)管理者眼中的“頑疾”，分別有32%和24%的財務(wù)人員認為以上兩項費用最難管控。國內(nèi)外機票預(yù)訂，由于各航司運價規(guī)則不統(tǒng)一、機票折扣不同等原因，與鐵道部統(tǒng)一定價的國內(nèi)火車票相比較，管控難度要高得多。
結(jié)合企業(yè)差旅費用報銷管理現(xiàn)狀來看，近70%的財務(wù)管理者認為差旅費用報銷的改善辦法主要集中在：對差旅標準切實地貫徹執(zhí)行、超支費用管理以及提高發(fā)票審核效率，簡化報銷流程等。數(shù)據(jù)從側(cè)面顯示了絕大多數(shù)的公司差旅費用管理仍然停留在事后報銷管理階段。針對這種現(xiàn)象，攜程商旅專家建議：企業(yè)可借助正規(guī)差旅管理公司的專業(yè)優(yōu)勢，通過事前差旅預(yù)算制定、事中差標執(zhí)行、事后差旅費用報銷管理為企業(yè)帶來合規(guī)、透明、節(jié)省的管理解決方案，減輕企業(yè)財務(wù)人員的負擔(dān)，提升差旅費用的管理水平。
財務(wù)更看重申請、預(yù)訂、報銷一體化管理，服務(wù)費居次位
調(diào)查顯示，財務(wù)管理者在選擇差旅管理供應(yīng)商時，最關(guān)注的因素并不是服務(wù)費的高低，而是差旅管理供應(yīng)商能否滿足員工出差申請、在線預(yù)訂、報銷一體化的需求。30%的財務(wù)管理者希望差旅管理供應(yīng)商能夠與其前端和后端生態(tài)鏈上的企業(yè)深度融合，實現(xiàn)差旅費用管控一體化。所謂前后端企業(yè)主要包含費控、辦公等軟件服務(wù)商，銀行及第三方支付等支付方，數(shù)據(jù)整合與安全救援等服務(wù)方。攜程商旅財務(wù)專家表示：未來行業(yè)的趨勢將是差旅管理公司與其前后端最終形成一個完整的的閉環(huán)式生態(tài)圈。
除了與差旅管理公司上下游企業(yè)對接，財務(wù)在差旅費用管控的過程中還會涉及到跨部門管理或是分公司和總公司的從屬關(guān)系界定，為了實現(xiàn)財務(wù)管理的一致性并且?guī)椭攧?wù)人員獲得一目了然的總支出，差旅管理系統(tǒng)不僅需要對接財務(wù)系統(tǒng)，還需要和企業(yè)現(xiàn)有的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如 HR 系統(tǒng)、資源規(guī)劃 ERP 等應(yīng)用做到無縫結(jié)合。
電子發(fā)票、移動化辦公、共享經(jīng)濟是影響未來差旅費用管理的關(guān)鍵因素
調(diào)查顯示，財務(wù)管理者視角下，影響未來差旅費用管理的“關(guān)鍵因素” 排在第一位是電子發(fā)票。互聯(lián)網(wǎng)+推動產(chǎn)業(yè)升級，同時召喚出新的企業(yè)費用支出管理解決方案，電子發(fā)票的普及將大大降低企業(yè)成本，幫助企業(yè)實現(xiàn)費用管理一體化，同時也更加環(huán)保。第二位的移動化辦公軟件應(yīng)用，將會給差旅費用報銷帶來極大的便利。第三位是共享經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)的普及，據(jù)調(diào)查，如果能解決發(fā)票合規(guī)等問題，超過70%的財務(wù)管理者看好共享經(jīng)濟在差旅費用管理中可發(fā)揮的作用。
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