上海2015年11月23日電 /美通社/ -- 近日，由專業財務管理服務培訓商鉑略和中國領先的差旅管理公司攜程商旅聯合舉辦的第二屆企業差旅費用管控大會吸引了來自100多家企業的財務管理者參與。
會上，除了有來自企業的財務代表分享經驗，攜程商旅差旅專家針對差旅報銷制度形同虛設；審核發票效率低；超支差旅費用處理辦法等財務人員提出的困惑給出了相應的解決方案。
差旅政策執行難
“公司的出差政策和報銷流程非常完善，但這并沒有什么用，我幾乎天天收到超支的差旅報銷單。”一位財務的抱怨頓時引起了同行的共鳴。
根據全球差旅費用管理服務商CONCUR的數據顯示，員工實際的報銷金額平均超出公司政策規定金額的22%，有52%的企業財務管理人員認為較大的挑戰是缺乏員工花費的可見度和難以推行公司的差旅報銷政策。
“公司缺乏有效的差旅政策執行手段，員工差旅行為難以控制，超預算情況時有發生，從而增加了公司的管理運營成本。”攜程商旅差旅專家表示，財務處理的是整個差旅過程的后段，但差旅費用的產生是在前段，讓財務僅憑一紙差旅政策就去把控差旅費用是不合理的。
攜程商旅差旅專家建議，合規管控需要覆蓋整個差旅過程，專業TMC的做法是根據公司的差旅政策在員工預訂環節進行把關，把不符合公司差旅政策的差旅行為在訂單完成之前提交審批人審批，這樣就可以較大程度上保障差旅行為的合規，保證公司利益。財務人員還可以通過TMC提供的差旅報告了解公司各部門的政策執行情況。
審批流程繁復無效
大多數企業的差旅費報銷流程需要經過主管、行政、老板等人員的審核，流轉到財務手上時可能距離員工提出申請時已有十幾天了。對于這樣低效率的報銷流程，員工的抱怨通常會指向財務。對此，財務人員感到十分委屈。“層層審核除了造成報銷周期延長，并沒有起到控制的作用。”目前大部分未采用專業差旅管理公司的企業還停留在事后手工填單逐層審批報銷的階段。
攜程商旅差旅專家介紹，專業差旅管理公司的技術可以幫助企業做到，在員工預訂行程后，第一時間通過APP、郵件等形式把授權請求發送給審批人。此次出差是否被允許，行程是否合理，價格是否符合規定，管理者通過這一條授權信息即可對這些問題一目了然，相當于一個動作同時完成行程審批和報銷審批兩個步驟。
肉眼辨發票效率低
審核發票是財務人員普遍關心的一個話題。財務人員每天都會在識別真假發票和虛報發票上牽扯許多精力和時間，有的企業甚至會安排一個崗位專做發票審核的事務。除了機械繁瑣，人工審核還無法保證準確率。
攜程商旅差旅專家介紹，專業的差旅管理公司也可以在這方面為財務人員“減負”。“如果企業采用的是公司賬戶結算，員工通過TMC預訂的機票、酒店、用車的發票和行程單都會定期統一寄送到財務結算人員手中。”
這也就意味著員工不用先墊付差旅費用，然后再拿著發票交給財務報銷；財務人員可以從機械勞動中解脫出來了；由差旅管理公司提供的發票也可以完全規避假發票和虛報發票的風險。
差旅預算無從下手
財務人員反映，每年在做公司預算的時候，無法對各部門上報的差旅預算做準確評估，當老板要求縮減預算時也無法做出合理判斷。
攜程商旅差旅專家表示，專業的差旅管理公司可以為企業提供完善的差旅報告，管理層和財務人員可以隨時查詢公司各部門各時期的差旅費用支出情況。“財務人員可以對公司內部的差旅費用進行橫向比較，例如維修部門機票價格可能較高，這通常緣于一旦客戶提出要求則必須馬上動身到客戶公司搶修，不能做到有規劃的提早預訂。但是市場部和銷售部的工作職責可能相近，如果發現市場部的平均折扣率高于銷售部，那就可以詢問對應部門，從而找出原因。”除了公司內部部門的差旅分析，TMC還可以幫助企業分析比較自身與行業標桿或均值的異同，發現可以優化的環節。財務在做差旅預算時，就可以胸有成竹地提出合理建議和規劃了。
