比利時貝靈恩2020年1月13日 /美通社/ -- 山河智能裝備集團是中南大學何清華教授領銜于1999年創辦，現已發展為以上市公司山河智能裝備股份有限公司為核心，以長沙為總部，以裝備制造為主業，在國內外具有一定影響力的國際化企業集團。山河智能的國際化布局一直走在業界前列，目前已在亞洲、歐洲、北美等多個國家地區建立海外公司，海外業務蒸蒸日上的同時，其在全球范圍內的快速發展也面臨著不小的挑戰。
2019年12月4日，山河智能歐洲管理團隊在比利時貝靈恩接受媒體專訪時分享了其國際化及海外信息化經驗。
在海外子公司眾多的情況下，如何使所有子公司在同一層面、同一平臺上進行銷售、庫存、客戶服務、財務記賬、中國總部與海外各公司的協同等工作成了山河智能必須解決的問題。
山河智能在市場中接觸了多家管理軟件廠商，項目小組本著科學嚴謹的態度，進行了全面細致地考察和對比。易科軟件（Exact Software ）最終憑借豐富的助力中資企業出海的經驗，多個類似行業的成功案例，贏得了項目小組和企業管理層的信任和認可。
具有35多年歷史的Exact成立于1984年的荷蘭代爾夫特，在全球120多個國家擁有超過40萬家企業客戶，其中不乏世界500強和跨國集團公司和企業。由于Exact全球的基礎架構及在歐洲的基礎，Exact具有極高的市場占有率，在荷比盧地區的中國企業均會選擇Exact。
作為一家國際化的管理軟件供應商，Exact擁有完善的研發、銷售、實施和售后服務體系，在全球超過1600名公司員工中，研發、實施和服務支持團隊占據了極大的比重。各地分支機構為當地客戶提供本地化的技術支持和服務，同時Exact全球技術和知識體系保障了客戶能得到最佳的，層次化的服務和支持。
Exact自1998進入中國，至今已有21年歷史。早期主要協助外資企業在中國的分支實施Exact的ERP及協同商務軟件（Parenting project）。近年來也為大量具有先進管理要求的中國本地企業提供信息化服務。另一個重要的趨勢是幫助中資企業走向海外，與客戶的內部團隊合作，一起向海外進行實施。
山河智能歐洲公司作為集團海外業務部的試點，首先推進Exact ERP實施。通過Exact與歐洲團隊的緊密合作，項目于4個星期時間成功上線。基于成功的試點，項目向集團海外業務其他分支同步推進。
山河智能Group最初是一家專注于工程機械研發的小公司，現在其正逐漸發展成為家喻戶曉的品牌。 由于實力雄厚的競爭對手正統治著市場，競爭變得異常激烈。 然而，在短短的二十年中，何清華教授將其公司發展成為全球領導者，并在許多國家開設分支機構。
“其中一些大型企業已經在歐洲市場上經營了十年或更長時間，”山河智能位于比利時Beringen的歐洲辦公室經理鄭穎說。“就規模而言，我們是小公司和巨頭在競爭。但是我們正在迅速發展。”
擁有4500多名員工的山河智能現在是一家上市集團，已在全球市場上占有一席之地。作為擁有完善工業生產線的中國制造商，其向100個國家區出口商品，且該數字還在不斷增加。
靈活性是關鍵
在歐洲，山河智能為整個歐洲大陸的三十多家代理商提供服務，這意味著貿易和售后服務是公司的生計來源。 鄭說：“在我們的業務中，服務和零備件齊頭并進。 在馬其頓的路上，我們接到在比利時遇到了機器故障的客戶打來的電話。 然后，我們需要確切地知道該客戶需要哪些零備件，并盡快將之送達客戶公司。”為了實現這一點，集中式系統是至關重要，必不可少的。
山河智能不僅需要跟蹤零備件在比利時的去向，而且整個集團還需要一種多語言系統，該系統可以處理本地法規和貨幣，組織公司間物流、海外合作等。 由于集團的快速發展，總部與分支機構之間的通訊線路有時會遇到麻煩。 解決方案必須是一個內部協作的平臺，它亦可兼以用來組織整個供應鏈，從螺母和螺栓到最先進的挖掘機。 而這正需要引用Exact軟件。
在全球應用之前進行本地調整
山河智能歐洲子公司是一個由10人組成的小型敏捷團隊，其團隊自愿參與了該軟件的試點工作，在集團內率先應用Exact ERP軟件。鄭說：“我們正在開拓這個軟件，之后此軟件才會在全球推廣。 我們已經開始將Exact ERP用于采購、開票、會計、財務和銷售。 同時，Exact Synergy協同商務方案將使我們能夠與整個集團進行溝通。”
僅僅三個月，鄭就已經看到了Exact ERP所提供的優勢。鄭說：“在使用此軟件包之前，我們手動開票，這存在很多錯誤。 現在我們只需輸入一個倉庫訂單，其余的過程是全自動進行的。 相同序列號的商品將永遠不會再出售兩次。”零備件亦是如此。 由于應用了Exact軟件，現在可以對來自中國的每件商品進行整齊的掃描和庫存，隨時準備為客戶提供幫助。
用數據代替猜測
對于鄭來說，應用Exact確實可以提高效率。她說：“現在，外部會計師直接在同一環境中工作，這樣可以立即減少電話和電子郵件的數量，避免重復輸入。”所有其他工作流程亦是如此。
山河智能仍在探索Exact作為集中式系統的全部潛力，并且他們對未來期望很高。 鄭說：“我希望到明年我們的年度賬目會更加清晰，而Exact會提供更有趣的見解。 將來我們希望為我們所有機器和零備件設立終身記錄，以此消除任何猜測：該系統將準確地告訴我們哪些機器使我們花費了大量的人力和零備件，從而有可能相應地調整我們的策略。”
盡管Exact ERP首先應用于在運營層面，但它會影響到組織的每個層面。鄭說：“Exact幫助我們優化管理。”她還表明：“在整個歐洲，我們在現場大約有2500臺機器。如果其中一臺機器發生故障，我們必須立即修復。隨時都可獲得最新的可用人力和物力概況，這使我們對能做什么和不能做什么有更清晰的了解。反過來，這使我們能夠標準化方法。當然，做這些事情需要時間，但我相信Exact ERP將幫助我們調整工作流程。一旦整個團隊遵循了這種優化流程，它將很快成為一種習慣。”
在實施、應用該軟件時，山河智能與Exact團隊一直緊密合作。山河國際業務總部及歐洲領導們關心和重視該項目，團隊上下一心，群策群力，積極配合，實現了4周快速上線的效果。鄭說：“易科在幫我們應對挑戰方面非常有幫助。” 她進一步說：“他們的及時反應值得一提：盡管他們在中國，但我們與他們之間的七小時時差從來都不是問題。恰恰相反：他們總是站在我們身邊。”
山河智能歐洲團隊已經在尋找方法，以進一步改善其工作流程，包括在銷售部門。銷售部門表示：“將來我們希望邀請客戶加入一個共享平臺，使他們能夠通過網上商店自行訂購產品。 這樣的工作方式將為我們的銷售團隊騰出時間，使他們可以專注于新市場。 最終，Exact將幫助我們減少繁瑣的工作，使每個人的工作變得更加有趣和高效。”
